Stammdaten

Im Kundenstamm sollten Sie jeden Kunden anlegen, für den Sie Dokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen) erfassen wollen..
 

Auftrag-Kunden
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Um einen Kunden neu anzulegen, drücken Sie den Button Neuer Kunde und zum Löschen den Button Kunde löschen. Bei der Neuanlage wird eine neue Kundennummer aus den Voreinstellungen übernommen und automatisch hoch gezählt.
Sie können jetzt im TAB Adresse die Adressdaten erfassen. Wichtig zum wieder Auffinden des Kunden ist eine eindeutige Kurzbezeichnung. Wenn Sie diese z.B. in das Feld „Suchen“ eingeben, wird mit jeder Eingabe eines Buchstaben, in der Liste darunter nach einer passenden Kurzbezeichnung gesucht. Wenn „filtern“ gesetzt ist, werden nur die Kunden angezeigt, in deren Kurzbezeichnung die eingegebenen Buchstaben enthalten sind.
Mittels des Buttons Brief wird die aktuelle Kundenanschrift an MS - Word® übergeben. Eine Beispielvorlage „Standard.dot“ liegt im Mandantenverzeichnis.
Im TAB Allgemein kann ein Hinweis eingegeben werden der bei der Neuanlage eines Dokumentes erscheint (z.B. Liefersperre). Weiterhin können ein möglicher Zu-/Abschlag - aus Stammdaten / Zu-schläge und eine Zahlungsbedingung - aus Stammdaten/Zahlungsbedingungen ausgewählt werden. Falls ein Haken bei Bruttorechnung gesetzt wird, werden die Positionen im Dokument als Bruttobeträge ausgewiesen. Nettobeträge aus dem Artikel-/ Leistungsstamm werden umgerechnet.

Im TAB Lieferadressen können beliebig viele alternative Adressen erfasst werden.

Im TAB Formulare können für diesen Kunden feste Formulare für die möglichen Vorgänge ausgewählt werden.

Im TAB Dokumente werden alle bisher erfassten Dokumente dieses Kunden angezeigt und können mit einem Doppelklick geöffnet werden.

Im TAB Buchungsjournal werden die Buchungen aus der OP-Verwaltung angezeigt.

Im TAB Projekte können für den aktuellen Kunden Projekte angelegt werden. Diese dienen als Container für beliebige interne und externe Dokumente. So können z.B. auch Anschreiben aus Ihrer Textverarbeitung – MS-Word, Office-Writer usw. – zugeordnet werden.

Im TAB Offene Posten werden die offenen Posten angezeigt. Hier ist auch die aktuelle Mahnstufe zu sehen. Sie kann auch korrigiert werden! Das Erstellen eines aktuellen Kontoauszuges ist ebenfalls möglich.
Mit dem Button Buchen kann der markierte OP ausgebucht werden.

Im TAB Vor – und Endtexte können dem aktuellen Kunden eigene Vor- bzw. Endtexte aus den Textbausteinen zugewiesen werden.

Ausbuchen der Rechnung.

Markieren Sie einen offenen Posten. Wählen Sie das Zahldatum, korrigieren Sie wenn nötig den Zahlbetrag (Anzahlung oder Skonto) und ändern Sie evtl. den vorgeschlagenen Buchungstext für das Buchungsjournal.
Sollte sich der Kunde Skonto abgezogen haben, können Sie mit dem Button Rest den Betrag ausrechnen lassen, oder manuell eintragen.
Wenn Sie jetzt auf „Buchen“ drücken, wird der Vorgang verbucht. Ist die Rechnung komplett bezahlt, wird Sie danach in der Liste der offenen Posten nicht mehr erscheinen.

Der Lieferantenstamm
 

Lieferstamm

Im Lieferantenstamm können Eingangsrechnungen erfasst und über den TAB Offene Posten ausgebucht werden.

Artikel-/ Leistungsstamm

 

Im Artikelstamm können Sie Ihre Artikel bzw. Leistungen hinterlegen und die Bestände ändern

TAB Allgemein
Zur Neueingabe drücken Sie „Neu“. Geben Sie dann mindestens eine eindeutige Nummer und eine eindeutige Bezeichnung ein. Nach Nummer und Bezeichnung kann dann während der Positionserfassung gesucht werden.
Die Mengeneinheit (Stück, m, h usw.), einer der Verkaufspreise, der Steuercode (0, 1, 2) und der Langtext werden in die Positionserfassung übernommen und können dort verändert werden. Sie bleiben dabei aber hier im Artikelstamm unverändert.
In dem Feld „VK ist“ können Sie wählen ob der eingegebenen Preis Brutto oder Netto ist.
Zum Bearbeiten eines Artikels wählen Sie im Feld „in“ aus, ob Sie nach Nummer oder Bezeichnung suchen möchten. Bei jeder Eingabe in das Feld „Suchen“ wird sofort nach einer Übereinstimmung gesucht. Sobald er in der rechten Liste markiert wurde, kann er auf der linken Seite bearbeitet werden. Beim Schließen des Fensters wird automatisch gespeichert.
Für  jeden Artikel ist die Führung des Bestandes möglich. Dazu enthält das Programm eine Lagerbuchhaltung inklusive Inventur. Setzen Sie einen Haken bei „führen“, um die Bestandsführung für diesen Artikel zu aktivieren. Unter „Hauptlieferant“ wählen Sie einen Lieferanten aus dem Lieferantenstamm aus.
Der Button neben Bestand öffnet ein neues Fenster.
Hier buchen Sie den Anfangsbestand und die Zu- und Abgänge für diesen Artikel.
 

Lieferstammausb
Artikel

TAB Inventur

Legen Sie hier Inventuren für einzelne Artikelgruppen oder für alle Artikel an, bei denen Im Artikel- / Leistungsstamm die Lagerführung festgelegt wurde.

In der Liste oben sind alle angelegten Inventuren zu sehen. Mit den Buttons darüber werden die Neu-anlage und das Löschen ermöglicht. Hier wird die zu bearbeitende Inventur ausgewählt.

Ablauf der Inventur:

1.Neuanlage der Inventur
2.Inventurbezeichnung, Datum,  VK, Bewertungsabschlag eingeben und bei Bedarf die Artikel-gruppe auswählen.
3.Zählliste ausdrucken.
4.Istbestand zählen und eingeben.
5.Inventurdifferenz bei Bedarf drucken.
6.Inventur abschließen. Zählmengen werden übernommen.
7.Lagerbewertung drucken.

TAB Zusatzfelder

Hier können Sie für den aktuell ausgewählten Artikel (bzw. Leistung) Daten in die Zusatzfelder eintragen. Diese können dann in den Positionen der Dokumente mit ausgedruckt werden. Im Formulareditor werden dafür die Platzhalter @Zusatz1@ bis @Zusatz6@ im Bereich Materialposition verwendet.  Die Beschriftung für diese Felder werden in den Voreinstellung hinterlegt.

Artikelgruppen

Zwecks Organisation haben Sie Möglichkeit Artikelgruppen (immer 3-stellige Zahlen) anzulegen. Auch Inventuren lassen sich auf Artikelgruppen beschränken.

Zuschläge

Erfassen Sie hier Zuschläge, Abschläge und Rabatte. Diese können in den Kopfdaten eines Dokumentes ausgewählt werden. Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Position hinter der Nettosumme zu erzeugen.

Steuersätze

Es können 10 Steuersätze (0 .. 9) angelegt werden. Der Steuercode 0 ist generell Steuerfrei.

 

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